Klokkenluidersregeling

Inleiding

Stichting Tintengroep (hierna: Tintengroep) is een maatschappelijke onderneming die op het moment van schrijven ruim 700 medewerkers in dienst heeft. Tintengroep verwacht van haar medewerkers en van andere werkregelateerde betrokkenen dat zij integer en betrouwbaar handelen. Een misstand, inbreuk op het Unierecht of een onregelmatigheid doet afbreuk aan de betrouwbaarheid en integriteit van de Tintengroep en moeten daarom voorkomen worden. Tintengroep vindt dat haar medewerkers kwesties moeten kunnen melden zonder dat zij daarvan nadelen ondervinden. Behalve op basis van deze intrinsieke motivatie is de Tintengroep op grond van de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) verplicht, een procedure vaststellen die voorschrijft hoe om te gaan met het
melden van een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of inbreuk op het Unierecht binnen haar organisatie.

Uitgangspunten

• Deze Klokkenluidersregeling is conform de Wbk opgesteld.
  
• Deze regeling biedt een beschrijving van de procedure die gevolgd moet worden wanneer een vermoeden van een misstand, inbreuk Unierecht of onregelmatigheid bestaat binnen Tintengroep en haar werkorganisaties.
  
• In de begripsomschrijvingen staat omschreven wat onder een misstand, inbreuk op Unierecht of onregelmatigheid wordt verstaan.
  
• Een klokkenluider (de persoon die een melding doet) doet een melding bij de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur zal vervolgens een onderzoek starten, waarbij onafhankelijke interne onderzoekers worden ingeschakeld. Deze onderzoekers kunnen indien gewenst een extern bureau vragen om het onderzoek uit te voeren.
• Wanneer de melding verband houdt met de Raad van Bestuur kan de melding rechtstreeks bij de Raad van Toezicht worden gedaan.
• De klokkenluider kan de melding ook doen bij een (externe) vertrouwenspersoon. In de regeling staat de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersoon genoemd.
• De klokkenluider kan er ook voor kiezen om direct een melding te doen bij een autoriteit die bevoegd is om de melding in behandeling te nemen, tenzij er sprake is van een onregelmatigheid. Het melden van een vermoeden van een onregelmatigheid kan alleen via een interne melding.
• De regeling biedt duidelijkheid over de zorgvuldigheidseisen en biedt de melder en andere betrokkenen bescherming tegen benadeling.
• De onderhavige regeling is niet bedoeld voor persoonlijke klachten. Voor het indienen van een klacht wordt voor medewerkers verwezen naar de klachtenregeling voor medewerkers.

Artikel 1 - Begripsbepalingen en algemene bepalingen

Artikel 1a - Begripsbepalingen

1. In deze regeling wordt verstaan onder:
a. werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht, dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht;

b. werkgever: Tintengroep en de onder haar vallende werkorganisaties welke krachtens een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten;

c. organisatie: Tintengroep en de onder haar vallende werkorganisaties

d. werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als zij dergelijke informatie zouden melden.

e. misstand: een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
a. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of
interne regels van een werkgever, dan wel
b. een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu of voor het goed functioneren van de openbare dienst
of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

f. schending van het Unierecht: handeling of nalatigheid die
a. onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied
vallen, of
b. het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.

g. richtlijn: Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 (PbEU 2019, L 305)

h. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie - indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen - sprake is van een (dreigende) misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.

i. vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt;

j. informatie over een inbreuk: informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken op het Unierecht, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden binnen de organisatie waar de melder werkt of heeft gewerkt of binnen een andere organisatie waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest, alsmede over pogingen tot het verhullen van dergelijke inbreuken;

k. melding: de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of inbreuk op het Unierecht op grond van deze regeling;

l. melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand of verkregen informatie meldt of openbaar maakt;

m. opvolging: optreden van een werkgever om de juistheid van de beweringen van de melder na te gaan en zo nodig en voor zover bevoegd nader onderzoek te doen of maatregelen te treffen;

n. vertrouwenspersoon: degene die is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren;

o. Raad van Bestuur: Raad van Bestuur van Stichting Tintengroep, de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de organisatie van Tintengroep;

p. intern toezichtorgaan: Raad van Toezicht van Tintengroep, het orgaan dat toezicht houdt op de Raad van Bestuur;

q. contactpersoon: degene die door Raad van Bestuur na ontvangst van de melding, in overleg met de melder, is aangewezen, als contactpersoon met het oog op het
tegengaan van benadeling;

r. betrokken derde: een derde die in een werkgerelateerde context verbonden is met een melder of een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is;

s. adviseur: een natuurlijke persoon die een melder adviseert in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is;

t. onderzoekers: degenen aan wie de Raad van Bestuur het onderzoek naar de misstand opdraagt. Het onderzoek wordt in ieder geval niet uitgevoerd door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand, inbreuk op het Unierecht of onregelmatigheid;

u. bevoegde autoriteit: autoriteit die zorgdraagt voor de ontvangst en opvolging van een melding, voor zover bevoegd;

v. externe derde: een bestuursorgaan, een dienst of andere bevoegde instantie, niet zijnde een bevoegde autoriteit, die op grond van een bij of krachtens de wet of in mandaat toegekende taak of bevoegdheid een melding van een schending van het Unierecht ontvangt.

w. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, Wbk. De werknemer kan de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand;

x. afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a lid 3 Wet bescherming klokkenluiders;

y. bedrijfsgeheim: bedrijfsgeheim als bedoeld in artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen;

2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen.

Artikel 1b - Algemene bepalingen

1a. Deze regeling is van toepassing op alle melders en heeft tot doel hen en de mensen die een melder bijstaan en betrokken derden de mogelijkheid te bieden te melden over een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of het melden van informatie over een inbreuk op het Unierecht.

1b. Deze regeling is niet bedoeld voor klachten van persoonlijke aard van een melder, ook niet voor kritiek op gemaakte beleidskeuzes of gewetensbezwaren.

1c. De melder die een melding maakt van een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of inbreuk op het Unierecht dient niet uit persoonlijk gewin te handelen.

Artikel 2 - Informatie, advies en ondersteuning

1. Een melder kan in vertrouwen de vertrouwenspersoon (mevrouw D. Borm 06-52501502, danielle.borm@arbounie.nl) verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht.
2. Een melder kan een adviseur met geheimhoudingsplicht in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht.
3. De melder kan ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht. Meer informatie staat op www.huisvoorklokkenluiders.nl.

Artikel 3 - Interne melding

1. Een melder met een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht binnen Tintengroep kan daarvan melding doen bij de Raad van Bestuur. Indien een melder mondeling een melding doet, draagt de Raad van Bestuur, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De melder kan het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht binnen Tintengroep ook melden via de vertrouwenspersoon (mevrouw D. Borm, danielle.borm@arbounie.nl). De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de Raad van Bestuur. Als de melder de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht mondeling via de vertrouwenspersoon doet, draagt de vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
3. Als de melder een redelijk vermoeden heeft dat de Raad van Bestuur bij de vermoede misstand, inbreuk of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook bij de Raad van Toezicht (de heer P. van der Wijk voorzitter Raad van Toezicht, p.vanderwijk@icloud.com, 06-1378799) doen. In dat geval dient in deze regeling voor Raad van Bestuur Raad van Toezicht te worden gelezen.
4. De melding mag schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of op verzoek van de melder binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie plaatsvinden. Gespreksopnamen mogen alleen worden gemaakt met instemming van de melder. De melder mag ook anoniem een melding doen.
5. De Raad van Bestuur stuurt de melder onverwijld, maar uiterlijk binnen zeven dagen een bevestiging dat de melding is ontvangen.
6. De werkgever registreert een melding bij de ontvangst ervan in een daarvoor ingericht register. De gegevens van een melding in het register worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn om te voldoen aan de eisen van Wet bescherming klokkenluiders of andere bij of krachtens wet of Unierecht vastgestelde eisen.
7. Een werknemer die melding maakt van een misstand, onrechtmatigheid of een inbreuk op het Unierecht waar hij zelf bewust aan heeft deelgenomen, kan een sanctie opgelegd krijgen door de werkgever.

Artikel 4 - Behandeling van de interne melding

1. De Raad van Bestuur stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht, tenzij:
   a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
   b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, inbreuk of onregelmatigheid.
2. Als de Raad van Bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de Raad van Bestuur van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht.
3. De Raad van Bestuur draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand, inbreuk of onregelmatigheid.
4. De Raad van Bestuur beoordeelt of een bevoegde autoriteit van de interne melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk op de hoogte moet worden gebracht. Meldingen worden alleen met uitdrukkelijke toestemming van de melder naar andere instanties gestuurd.
5. De Raad van Bestuur informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een bevoegde autoriteit, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.

Artikel 5 - De uitvoering van het onderzoek

1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.
2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is, ontvangt hiervan een afschrift.
3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept-onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
7. Bedrijfsgeheimen die in het kader van de melding worden ontvangen mogen niet voor andere doeleinden mogen worden gebruikt dan voor de opvolging van de melding.

Artikel 6 - Standpunt organisatie

1. De Raad van Bestuur informeert de melder binnen 3 maanden na de melding schriftelijk over de beoordeling van het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de Raad van Bestuur of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand, onregelmatigheid of inbreuk en van het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
3. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

Artikel 7 - Melden bij een bevoegde autoriteit

1. Een melder met een vermoeden van een misstand of inbreuk binnen Tintengroep kan daarvan ook direct melding doen bij de bevoegde autoriteit. Dit artikel is niet van toepassing op een vermoeden van een onregelmatigheid, hiervoor is enkel een interne melding mogelijk.
2. Bevoegde autoriteiten zijn:
   a. de Autoriteit Consument en Markt (ACM);
   b. de Autoriteit Financiële Markten (AFM);
   c. de Autoriteit persoonsgegevens (AP);
   d. De Nederlandsche Bank (DNB);
   e. het Huis voor Klokkenluiders;
   f. de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ);
   g. de Nederlandse Zorgautoriteit (NZ);
   h. de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS), en
   i. bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen, of onderdelen daarvan.
3. De melding mag schriftelijk, mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen of op verzoek van de melder binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie plaatsvinden. De melder mag ook anoniem een melding doen. De melder kan ook na een interne melding een externe melding doen indien:
   a. De melder het niet eens is met het standpunt van de Tintengroep als bedoeld in artikel 6 van deze regeling;
   b. De melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn als bedoeld in artikel 6 van deze regeling.

Artikel 8 - Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder en de andere betrokkenen

1. Alle personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder, de adviseur en de andere betrokkenen niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder, de adviseur of de betrokken derden en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
2. Als het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 9 - Bescherming van de melder tegen benadeling

1. De organisatie zal de melder beschermen tegen benadeling.
2. Personen die de melder bijstaan zoals de adviseur als bedoeld in artikel 2 lid 1, de vertrouwenspersoon of betrokken derden worden op geen enkele wijze benadeeld.
3. Een melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:
   a. de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht op het moment van de openbaarmaking juist is;
   b. de melder voorafgaand aan de openbaarmaking een melding heeft gedaan:
   i. bij Tintengroep en een bevoegde autoriteit of een bestuursorgaan, dienst of andere bevoegde instantie; of,
   ii. rechtstreeks bij een bevoegde autoriteit of een bestuursorgaan, dienst of andere bevoegde instantie; of als,
   iii. de melder op basis van de informatie redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft.
   c. Een melder mag eveneens tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht niet worden benadeeld, als de melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat:
   i. de misstand een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang;
   ii. een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit of een andere bevoegde instantie; of,
   iii. het niet waarschijnlijk is dat de misstand doeltreffend wordt verholpen.
4. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:
   a. ontslag of schorsing;
   b. een boete als bedoeld in artikel 650 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek;
   c. demotie;
   d. het onthouden van bevordering;
   e. een negatieve beoordeling;
   f. een schriftelijke berisping;
   g. overplaatsing naar een andere vestiging;
   h. discriminatie;
   i. intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
   j. smaad of laster;
   k. voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten; en,
   l. intrekking van een vergunning.

Artikel 10 - Publicatie, rapportage en evaluatie

1. De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van de organisatie.
2. De Raad van Bestuur stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
   a. informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden, inbreuken en onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak;
   b. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de organisatie;
   c. algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;
   d. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de organisatie.
3. De Raad van Bestuur stuurt het concept voor de in het vorige lid bedoelde rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad, waarna dit in een overlegvergadering met de ondernemingsraad wordt besproken.
4. De Raad van Bestuur stelt de ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden, inbreuken en onregelmatigheden, de uitvoering van deze regeling, en de rapportage kenbaar te maken. De Raad van Bestuur draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de ondernemingsraad in de rapportage, en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de ondernemingsraad voor.

Artikel 11 - Inwerkingtreding regeling

1. Deze regeling treedt in werking op 7 september 2023.
2. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de Raad van Bestuur.
3. Deze regeling wordt aangehaald als de regeling voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een onregelmatigheid, misstand of een inbreuk op het Unierecht.

Aldus vastgesteld, na instemming GOR d.d. 7 september 2023